材料准备

至少提前50个工作日联系外方获取符合签证要求的邀请函。

1.学院每年12月报送下一年出访计划，一般需按照计划出访。对确需在计划外临时安排的学术交流合作,应在个案报批时说明理由，经同意后办理；

2. 各国签证要求网址：http://www.gdfao.gd.gov.cn/Category_210/Index.aspx；

3. 详情参见附件一：《广东外语外贸大学因公临时出国（境）管理办法》。

根据出访目的地，在国际处网站下载“因公出国访问材料包”和填写模板，按照要求填写材料。

1. 国际处网址：http://internationaloffice.gdufs.edu.cn/ygcf/ygcfxgcl.htm；

2. 出访经费需符合学校规定，详见附件二《广东外语外贸大学因公临时出国（境）经费管理办法》和填写模板中的《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》；

3. 如前往港澳台地区，请下载对应地区的模板。

对照填写说明及提交清单，发送填写好的电子资料给学院外事秘书卢姗姗或本人自行办理。

1. 所需资料详见附件三：《因公出国访问材料填写说明及材料整理清单》；

2. 如自行办理，请提前告知并抄送外事秘书。

校内审核、发文

（至少10个工作日）

出访人或外事秘书将电子材料发送出访科工作邮箱：gdufscf@126.com。

出访科将通过邮件告知办理进度，请出访人留意邮箱通知，及时了解出访手续办理步骤。

出访科审核后，1个工作日内回复邮件告知是否受理。如受理，出访科将在3个工作日内将修改后的邮件发给外事秘书。

打印纸质版材料，找学院领导签字盖章（正副处出访需找分管副校长签字，其他教职工需找负责分管外事唐静副院长和财务“一支笔”肖奎喜副院长签字）。

按要求签字盖章后，出访人或外事秘书将提交材料到出访科。出访科在5个工作日内，完成校内审批手续后提交省外办。

省外办审批

（至少5个工作日）

省外办审批时间约5个工作日，在审批高峰期时审批时间将延长。

办理护照（如需）

（至少5个工作日）

初次办理护照或护照已过期（包含距实际出访日期前，护照有效期已不足 6 个月）的出访人需将指纹采集的合适时间告知出访科，由出访科负责预约。

1. 出访人带齐身份证原件以及预约单后，自行前往广东省人民政府外事办公室护照签证处（广州市沙面北街75 号 2 楼办证大厅 4、5 号窗口）采集指纹；

2. 因公普通护照审批制作时间约为 4-5 个工作日。

办理签证

（按各国签证要求）

护照制作完毕、签证材料齐全的情况下，省外办证照中心负责向使领馆提交签证申请。

1. 签证时间请参见《各国签证要求》；

2. 请在签证签出后预订酒店、机票和保险等，费用参见《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》；

3. 前往免签、落地签国家或需要转机的出访人需额外领取出境材料，自行保管并在出境时提交给中国边检。

缴纳签证费用

签证制作完成后，出访人或外事秘书将在5个工作日内将签证费用缴纳给出访科并领取相应发票。

取回护照

（出访前三天）

出访人或外事秘书在出访时间前3个工作日内方可到出访科领回护照，不可提前领取。

出访团领取护照时，请将签证费缴纳给外事秘书，并领取发票。

归还护照

（出访后3个工作日）

出访完成后，出访人自行复印护照首页、签证页、出入境章页留底（作为报销材料），在3个工作日内将因公普通护照交给出访科或外事秘书，不得自行保管。

外事秘书需在拿到护照内的2个工作日内将护照交给出访科。

提交出访报告

（出访后5个工作日内）

出访后5个工作日内提交出访报告给外事秘书，由国际处和学院在校园网、学院内进行公示。

1. 一式三份，团长需自评并签名，分别交至所在单位、财务处以及国际合作与交流处；

2. 交齐因公普通护照及出访报告后，出访人或外事秘书将前往出访科领取相应的报销材料。

财务报销

出访人按照财务处规定整理和张贴票据后，自行前往财务处进行报销。

具体参考附件5：《因公出国（境）报销所需材料及注意事项》。